Sistem Layanan Sirkulasi di Perpustakaan

SISTEM  LAYANAN  SIRKULASI DI  PERPUSTAKAAN
Oleh: Meisy Pratiwi

Pendahuluan

            Perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang didalamnya menyimpan berbagai informasi berupa bahan pustaka dalam bentuk tercetak maupun terekam dalam berbagai media atau buku, majalah, surat kabar, film, kaset, tape recorder, video, dan lain-lain . Ada dua kegiatan besar dalam suatu perpustakaan yaitu kegiatan layanan dan kegiatan teknis. Kegiatan layanan perpustakaan meliputi layanan sirkulasi dan layanan referensi. Adapun kegiatan teknis meliputi pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, pembelian bahan pustaka, pengkatalogan, klasifikasi dan sebagainya.

            Dalam tulisan ini, saya akan membahas mengenai sistem layanan sirkulasi di perpustakaan. Layanan sirkulasi merupakan layanan yang berhubungan langsung dengan pemustaka, mulai dari peminjaman buku, pengembalian buku, mengurus kartu keanggotaan, perpanjangan buku, penagihan (denda), sanksi dan memberikan keterangan bebas pinjam. Oleh karena itu, baik buruknya citra perpustakaan juga ditentukan oleh bagian layanan. Jika layanan yang diberikan oleh perpustakaan baik maka citra perpustakaan pun dapat terjaga dimata pengguna perpustakaan tersebut.

            Secara garis besar sistem layanan sirkulasi di perpustakaan ada dua yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Kedua sistem layanan ini memiliki keuntungan dan kerugian masing-masing. 

Pengertian Layanan Sirkulasi

            Kata “sirkulasi” berasal dari bahasa Inggris “circulation”, yang mempunyai arti perputaran atau peredaran. Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan peminjaman dan pengembalian buku inilah yang sering dikenal dengan nama sirkulasi. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, sering kali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan, karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan langsung dengan pemustaka serta paling sering digunakan pemustaka. Karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan.

Layanan sirkulasi merupakan unsur penting dalam kegiatan perpustakaan. Bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki pepustakaan dengan para pemustakanya. Besarnya koleksi dan jumlah pemustaka di perpustakaan merupakan faktor yang penting dalam menentukan siapa-siapa saja yang boleh meminjam, jenis dan jumlah buku yang boleh dipinjam, sistem peminjaman yang digunakan dan lamanya waktu peminjaman.

Layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya. Bahan pustaka yang boleh dan dapat dipinjam dibaca di luar perpustakaan pada umumnya adalah koleksi umum (non-referensi). Petugas layanan harus meneliti dan mengecek kondisi bahan pustaka yang akan dipinjam atau dikembalikan, antara lain dalam hal keutuhan dan kelengkapan jumlah halaman, dan ada atau tidaknya coretan, dan lain sebagainya (NS, Sutarno, 2006: 94).

Layanan sirkulasi merupakan denyut nadi semua kegiatan perpustakaan, karena kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pemustaka merupakan jasa layanan yang secara langsung bisa dirasakan oleh pemustaka. Keberhasilan suatu perpustakaan salah satunya diukur sampai seberapa jauh layanan sirkulasi dapat memenuhi kebutuhan pemustaka.

Sistem Layanan Sirkulasi

Menurut Suherman (2013:135) Sistem layanan perpustakaan memiliki dua jenis layanan, yaitu:

a.      Layanan Sistem Tertutup

Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka di perpustakaan. Dalam sistem tertutup, pemakai perpustakaan tidak bisa melakukan pencarian sendiri bahan pustaka, sehingga pemakai tidak bisa menemukan alternatif bahan pustaka yang dibutuhkan, akan tetapi diambilkan oleh petugas setelah mengisi formulir tertentu yang telah disediakan. Konsekuensi dari layanan ini adalah harus tersedianya katalog buku. Pengunjung dapat mencari buku yang diinginkannya melalui katalog ini dan disini juga petugas harus mengajarkan kepada pengunjung tentang kegunaan katalog.

Kelebihan layanan sistem tertutup:

1)      Jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas perpustakaan yang boleh masuk kejajaran koleksi

2)      Kemungkinan terjadinya kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekan karena pemakai tidak dapat melakukan akses langsung ke jajaran koleksi

3)      Ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena lalu lintas menusia/mobilitas petugas di daerah jajaran koleksi relatif rendah

4)      Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.

Kekurangan dengan menggunakan sistem layanan tertutup, yaitu:

1) Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman.

2) Prosedur peminjaman tidak bisa cepat (harus menunggu giliran dilayani bila antrian panjang).

 3) Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.

b.      Layanan Terbuka

Pada layanan terbuka pengunjung bebas untuk meminjam koleksi apa pun. Tentu saja setelah melalui proses administrasi yang telah dibuat oleh perpustakaan. Sistem simpan- pinjam bahan pustaka dibuat supaya semua transaksi terkontrol untuk menghindari kemungkinan hilangnya bahan pustaka.

Kelebihan dengan menggunakan sistem layanan terbuka, yaitu:

1) Menghemat tenaga, karena petugas tidak perlu mengambilkan koleksi yang akan dipinjam karena pemustaka bisa langsung mengambil sendiri di rak.

 2) Memungkinkan memilih judul lain yang sesuai, apabila tidak menemukan koleksi yang dicari.

3) Mengurangi kemungkinan terjadinya salah paham antara pemustaka dan petugas.

Kekurangan dengan menggunakan sistem layanan terbuka, yaitu:

1) Memerlukan tenaga ekstra untuk mengembalikan dan menyusun koleksi yang letaknya salah.

2)  Koleksi akan cepat rusak karena sering dipegang

3) Memerlukan ruangan yang relatif lebih luas, untuk pengaturan rak agar pemustaka leluasa memilih koleksi Sistem layanan sirkulasi yang diterapkan di antaranya adalah sistem manual dan sistem otomasi. Sistem manual merupakan sistem dalam layanan sirkulasi yang masih menggunakan cara yang manual tanpa fasilitas komputer. Sedangkan sistem otomasi adalah keseluruhan aktivitas layanan sirkulasi dikerjakan dengan memanfaatkan fasilitas komputer.

Prosedur Layanan Sirkulasi

Tugas pokok layanan sirkulasi ada 2 yaitu:

a. Prosedur Peminjaman Buku Ada beberapa langkah yang ditempuh oleh peminjam dan petugas perpustakaan dalam hal melayani peminjaman, khusus untuk jenis koleksi yang bisa di pinjam keluar, yakni sebagai berikut:

1) Dalam sistem pelayanan teruka (dan sebaiknya terbuka), para peminjam bisa mencari buku yang dibutuhkannya melalui kartu katalog. Baru setelah menemukan buku yang diinginkannya, meminjam bisa mencarinya pada raknya sesuai dengan yang ditunjukkan oleh kartu katalog tadi. Setelah peminjam menemukan buku yang dicarinya itu, maka dia langsung menyerahkannya kepada petugas untuk diproses.

2) Di sini petugas mulai bekerja. Pertama-tama petugas harus mengeluarkan kartu buku dari kantongnya, kemudian menuliskan nama peminjam dan tanggal buku tersebut harus dikembalikan pada kartu buku. Lama peminjaman ditetapkan oleh pihak perpustakaan.

3) Selanjutnya petugas menuliskan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali yang diselipkan di bagian belakang setiap buku, dengan maksud agar peminjam bisa mengetahui kapan harus mengembalikan buku yang dipinjamnya tadi. Kemudian buku diserahkan kepada peminjam oleh petugas.  

4) Pekerjaan petugas selanjutnya adalah mengisi kartu peminjaman sesuai dengan lajur-lajurnya atau kolomnya, kecuali kolom tanggal kembali yang baru diisi pada saat peminjam mengembalikan buku.

 5) Kegiatan terakhir dari peminjaman koleksi atau buku ini adalah petugas mulai menyusun kartu buku dan kartu peminjaman ke dalam lacinya masing-masing. Kartu buku disusun berdasarkan urutan tanggal kembali dan nomor klasifikasinya. Sedangkan kartu peminjaman disusun berdasarkan urutan abjad nama peminjam.

b. Prosedur Pengembalian Buku Ada beberapa langkah alam prosedur pengembalian buku ke perpustakaan, yakni sebagai berikut:

1) Buku-buku yang dikembalikan oleh peminjam ke perpustakaan, yang pertama dilakukan oleh petugas adalah memeriksa buku-buku tersebut kalau ada yang rusak. Jika terdapat kerusakan, misalnya, maka peminjam dikenakan denda dengan sesuai tingkat rusak yang ada. Bahkan jika rusaknya cukup parah sehingga tidak mungkin bisa dipergunakan lagi, maka sebaiknya peminjam disuruh mengganti buku yang rusak tadi, ditambah biaya perlengkapannya.

2) Setelah diperiksa dan ternyata dalam keadaan utuh, maka petugas mengambil kartu buku dan memasukkannya kembali ke kantong buku yang bersangkutan. Kemudian petugas mencatat tanggal pengembalian yang terdapat pada kartu peminjaman.

3) Pekerjaan petugas selanjutnya adalah menyimpan kartu peminjaman kembali pada lacinya, dan buku tersebut segera di isikan pada raknya (Rochjani, S, 2011: 5-6).

Syarat Sirkulasi

Menurut Lasa HS (2013:203) Syarat-syarat sirkulasi yang yang baik, yakni:

a. Mekanisme kerja yang dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan benar. Sistem kerja manual dengan mesin (seperti komputer) hendaknya dapat dicapai dan diselesaikan dengan cepat, tepat, dan benar.

b. Dapat menjaga keamanan koleksi dan pemakai. Sistem pengaturan ruangan, pintu, dan perabotan hendaknya dapat menciptakan keamanan koleksi, baik dari pencurian maupun penyobekan pustaka. Untuk itu apabila kondisi memungkinkan, kiranya dapat dipasang pintu pengaman, pintu putar, CCTV, atau pengawasan keluar masuk pengunjung oleh petugas khusus.

c. Administrasi sirkulasi yang tepat. Sistem pencatatan sirkulasi hendaknya dapat dilakukan dengan benar, praktis, dan tidak menimbulkan ke salah- paham dengan pemustaka. Untuk itu dalam penerapan administrasi sirkulasi hendaknya dipertimbangkan seteliti mungkin.

Kesimpulan

Layanan sirkulasi merupakan unsur penting dalam kegiatan perpustakaan. Bagian sirkulasi menyangkut masalah peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki pepustakaan dengan para pemustakanya. Besarnya koleksi dan jumlah pemustaka di perpustakaan merupakan faktor yang penting dalam menentukan siapa-siapa saja yang boleh meminjam, jenis dan jumlah buku yang boleh dipinjam, sistem peminjaman yang digunakan dan lamanya waktu peminjaman. Sistem layanan sirkulasi di perpustakaan terbagi menjadi dua, yaitu: layanan terbuka dan layanan tertutup. Kedua-duanya memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing. Namun saat ini kebanyakan perpustakaan sudah menggunakan sistem layanan terbuka karena lebih memudahkan pemustaka untuk mencari buku yang diinginkannya.

Daftar Pustaka

Anwar, Sudirman, dkk. (2019). Manajemen Perpustakaan.  Riau: PT. Indragiri. 205

Darmono. (2007). Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata. Jakarta: Grasindo.

HS, Lasa. (1994). Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: UGM Pres

NS, Sutarno. (2006). Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto.

Rahmah, Elva. (2016). Akses dan Layanan Perpustakaan: Teori dan Aplikasi. Jakarta: Prenadamedia Group.

Rochjani, S. (n.d.). Pelayanan Perpustakaan Sekolah. pp. 5-6. Retrieved Desember21, 2016,fromhttp://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/pdfsiti/pelayanan %20perpustakaan%20sekolah.pdf

Suherman. (2009). Perpustakaan Sebagai Jantung Sekolah. Bandung: Literate.