Self-Service System

Sistem Layanan Sirkulasi Mandiri (Self-Service System) di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Oleh: Meisy Pratiwi

Abstrak

Sistem layanan mandiri (self-service) pada perpustakaan berarti sistem peminjaman, perpanjangan, atau pengembalian buku yang dilakukan oleh pemustaka sendiri tanpa bantuan pustakawan atau pun layanan perpustakaan lainnya yang tidak dibantu oleh petugas. Beberapa perpustakaan sudah menerapkan teknologi self-service pada layanan sirkulasi termasuk perpustakaan USU. Pada layanan mandiri, pemustaka yang ingin melakukan peminjaman/ pengembalian buku cukup datang langsung ke mesin layanan mandiri. Oleh karena itu pada perpustakaan yang menerapkan layanan sirkulasi berbasis komputer (layanan sirkulasi terotomasi) atau self-service maka diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak tertentu, serta sistem jaringan.

Kata Kunci: layanan sirkulasi, self-service, perpustakaan USU

Pendahuluan

Perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi merupakan salah satu sarana pendidikan penunjang kegiatan belajar-mengajar mahasiswa dan dosen serta staf akademika lainnya yang memegang peranan sangat penting dalam memacu tercapainya Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Oleh karena itu, sudah menjadi tugas perpustakaan Perguruan Tinggi untuk menyediakan koleksi, mengembangkan, mengola dan merawat bahan pustaka, memberikan layanan dan melaksanakan administrasi perpustakaan. Memberikan layanan merupakan tugas penting yang dilakukan langsung kepada pengguna, sehingga sudah sepatutnya dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Salah satu pelayanan perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna dan sering digunakan oleh pengguna adalah pelayanan sirkulasi, sehingga pelayanan sirkulasi dituntut untuk senantiasa memberikan layanan yang serba cepat. Saat ini perpustakaan ada yang menerapkan layanan sirkulasi dengan bantuan pustakawan, namun ada juga perpustakaan yang sudah menerapkan layanan sirkulasi mandiri atau self-service system seperti perpustakaan USU. Perpustakaan yang sudah menerapkan sistem layanan mandiri ini akan sangat berbeda manajemennya dengan sistem layanan yang dilayanai oleh pustakawan.  

Pelayanan sirkulasi di perpustakaan USU menggunakan sistem otomasi dalam melaksanakan kegiatannya khususnya ada layanan mandiri yang dapat dipakai pengguna secara langsung karena pada dasarnya pelayanan sirkulasin memerlukan sistem yang efisien dan mudah dijalankan agar pengguna dapat melakukan transaksi dengan cepat, tepat, dan akurat yang pada akhirnya mampu meningkatkan tingkat efektivas layanan.

Kajian Teori

1.      Pengertian Sirkulasi

Layanan sirkulasi merupakan salah satu layanan perpustakaan yang disediakan kepada pengguna yang ingin meminjam buku untuk dibaca  di rumah atau di luar perpustakaan. Kata sirkulasi berasal dari Bahasa Inggris “circulation” yang berarti perputaran atau peredaran, sedangkan dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi berarti pemanfaatan bahan pustaka. Menurut Lasa (2008: 213) “sirkulasi adalah semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan dan penggunaan koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.

2.      Self-Service System

Sistem layanan mandiri bukan saja menyangkut mesin peminjaman atau pengembalian mandiri tetapi juga bias menyangkut pendaftaran anggota secara mandiri. Layanan mandiri merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi yaitu aplikasi teknologi pada bidang pelayanan jasa yang dikenal sebagai teknologi berbasis layanan mandiri (self service technologies). Meuter et. al. (2005: 61) menyatakan bahwa :

“self service technologies as technological interfaces that allow customers to produce services independent of direct service employee involvement”.

Berdasarkan uraian di atas bahwa sistem layanan mandiri pada perpustakaan merupakan sistem peminjaman/perpanjangan/pengembalian buku yang dilakukan oleh pemustaka secara langsung menggunakan mesin teknologi tanpa bantuan petugas perpustakaan atau pustakawan.

3.      Manfaat Layanan Mandiri

Menurut Holt dalam Brady at.al (2011: 14) manfaat sistem layanan mandiri di perpustakaan yaitu:

1)  Staff experience health benefits through a decrease in manual work and a reduced risk of repetitive motion syndrome injuries.

2)    Customers benefit from more value added service.

3)    Library management benefits from more efficient processe.

Pembahasan

a.       Profil Perpustakaan USU

Perpustakaan USU dimulai dengan berdirinya Universitas Sumatera Utara pada 20 Agustus 1952. Perpustakaan pertama yang didirikan di lingkungan USU adalah perpustakaan kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh perpustakaan fakultas hukum (1954). Pada tahun 1970 berdiri perpustakaan pusat disamping fakultas yang telah berdiri sebelumnya. Kemudian pada tahun 1987,  seluruh perpustakaan di lingkungan USU bergabung dan pindah ke gedung baru seluas 6.090 m2 yang terletak ditengah-tengah kampus USU Padang Bulan.

Gedung perpustakaan USU terdiri dari 4 lantai dengan  fasilitas yang sangat baik. Perpustakaan USU memiliki sumber daya informasi yang variatif baik koleksi cetak maupun non cetak, dan juga melanggan database journal online. Lebih dari 80% koleksi perpustakaan adalah elektronik. Jumlah keseluruhan koleksi perpustakaan USU adalah 2.2231.194 item.

b.      Sistem layanan sirkulasi di perpustakaan USU

Pelayanan sirkulasi di perpustakaan USU menggunakan sistem informasi manajemen perpustakaan online. Pengguna juga dapat melakukan transaksi sirkulasi mandiri melalui mesin anjungan peminjaman mandiri dan pengembalian mandiri.

Langkah-langkah peminjaman mandiri di perpustakaan USU:

1)      Pengguna mengambil dan menbawa buku ke mesin peminjaman mandiri.

2)      Sentuh layar monitor

3)      Pilih menu pinjam

4)      Scan kartu anggota

5)      Letakkan buku pada anjungan

6)      Pastikan pinjaman telah direkam

7)      Tekan print, jika peminjaman telah selesai

8)      Ambil bukti srruk peminjaman dan simpan

Di dalam sistem layana peminjaman mandiri menggunakan mesin layanan mandiri yang disebut self loan station kiosk. Seiring dengan layar sentuh yang mudah digunakan dan petunjuk langkah demi langkah, desain khusus membantu pengguna menempatkan koleksi di mesin peminjaman dengan benar.

 

Perpustakaan USU menyediakan satu unit mesin peminjaman buku mandiri yang dapat digunakan langsung oleh pengguna untuk meminjam buku.

Langkah-langkah pengembalian buku di perpustakaan USU:

1)      Membawa buku yang akan dikembalikan ke mesin pengembalian mandiri

2)      Dekatkan buku pada jendela pengembalian

3)      Pastikan lampu hijau telah menyala

4)      Buka pintu box

5)      Masukkan buku

6)      Pintu ditutup setelah buku dimasukkan

7)     
Ambil bukti struk pengembalian dan simpan

Di dalam sistem layanan pengembalian buku mandiri menggunakan mesin layanan mandiri yang disebut return chute with receipt, menangani pengembalian (chek-in) dan pemilahan buku menjadi lebih efisien. Perpustakaan USU menyediakan satu unit mesin pengembalian buku mandiri yang dapat digunakan langsung oleh pengguna untuk mengembalikan buku yang telah dipinjam. Apabila pengguna ingin mengetahui status peminjaman dan pengembalian buku yang pernah dilakukan dapat dilihat melalui OPAC Perpustakaan USU http://digilib.usu.ac.id/.

c.       Perangkat Keras Layanan Sirkulasi Mandiri Perpustakaan USU

1)      Designer Clear Security Gates

Security gate adalah gerbang yang dapat mendeteksi RFID Tag yang aktif pada buku dan mengidentifikasi nomor induk buku yang menyebabkan sistem alarm aktif, apabila ada koleksi yang dibawa keluar tanpa dipinjam terlebih dahulu maka alarm akan berbunyi yang menandakan terjadi pencurian buku atau transaksi yang gagal.

2)      Circulation Assisten-High Power

Berfungsi mengubah terminal computer yang ada di dalam perpustakaan menjadi perangkat pemrosesan/ perangkat sirkulasi. RFID high power circulation assistant digunakan sebagai alat baca dan tulis RFID Tags serta dapat dihubungkan langsung dengan sistem perangkat lunak manajemen perpustakaan secara mudah.

3)      RFID Tags

Menggunakan chip NXP SLIX dengan antenna race track srtepless joint. Jumlah memori yang dapat deprogram minimum 1012 bits, bekerja pada frekuensi 13,56 MHz. Ukuran dari RFID Tags adalah 49 mm x 81 mm, disediakan dalam bentuk roll yang berisi 1000 RFID Tags. Semua RFID Tags harus dijamin untuk seumur hidup dari item dimana tag tersebut digunakan atau ditempel pertama kali.

4)      Mobile Scanning Unit

Alat yang digunakan untuk stock opname buku tanpa menutup layanan perpustakaan. Dapat memproses stock opname  hingga 12.000 buku dalam waktu 1 jam. Dapat menemukan buku yang sudah ditempelkan RFID Tag. Dapat mengaktifkan status RFID Tag pada koleksi buku.

5)      Self Loan Station Kiosk

Berfungsi sebagai kios untuk peminjaman dan perpanjangan buku secara otomatis tanpa petugas. Berukuran tinggi 1699 mm, lebar 1100 mm. Dilengkapi layah Touch Screen 19 inch dan Thermal Receipt Printer. Sudah dilengkapi dengan tampilan untuk memudahkan peminjaman secara mandiri. Dilengkapi pilihan bahasa, termasuk bahasa Indonesia. Interface untuk komunikasi dengan menggunakan Ethenet. Meja anti gores, dapat menahan bebab hingga 80 kg. dilengkapi barcode reader untuk membaca kartu anggota perpustakaan. Dapat ditambahkan aksesoris RFID Card reader untuk membaca kartu RFID perpustakaan. Dapat ditambahkan artwork dibagian atas sebagai identitas alat dan panduan penggunaan alat.

6)      Return Chute With Receipt

Berfungsi untuk pengembalian buku otomatis secara aman tanpa petugas. Secara otomatis terkunci dan hanya dapat dibuka dengan buku perpustakaan yang sudah ditempelkan RFID Tags. Terbuat dari bahan stainless steel untuk ketahanan terhadap lingkungan dan korosi. Dilengkapi receipt printer untuk mencetak struk pengembalian buku. Dapat mengeluarkan alarm bunyi apabila alat dibuka terus dalam jangka waktu yang cukup lama. Dilengkapi indicator status berupa LED 3 warna. Interface untuk komunikasi menggunakan ethenet. Pada bagian depat alat dapat dipasang artwork sebagai panduan penggunaan alat.

d.   Perangkat lunak sistem layanan sirkulasi mandiri di perpustakaan USU

LIBAS (Library Automation System) adalah perangkat lunak yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan USU. Sistem ini digunakan untuk menjalankan kegiatan perpustakaan seperti kegiatan input data, sirkulasi maupun keanggotaan. 

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem layanan sirkulasi di perpustakaan USU sudah menggunakan sistem layanan mandiri dengan menggunakan kecanggihan teknologi yaitu mesin RFID sehingga mempermudah kegiatan sirkulasi di perpustakaan USU. Pemustaka dapat melakukan kegiatan peminjaman, perpanjangan dan pengembalian buku secara mandiri dengan menggunakan mesin RFID dengan panduan yang sudat tertera jadi tidak perlu lagi membutuhkan bantuan pustakawan dalam kegiatan sirkulasi.

Daftar Pustaka

Brady, Shaun et.al. 2011. Customer services excellence in the self-service public library state library of Victoria: share leadership program 2009-10.

Lasa, H.S. 2008. Jenis-jenis pelayanan informasi di pepustakaan. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.

Meuter, Matthew L. Amy L. Ostrom, Robert I. Roundtree, Mary Jo Bitner (2005). Self0service technologies:  understanding customer satisfaction with technology: Based Service Encounters. Journal Of Marketing: July 2000, Vol. 64, No. 3.